„Backup läuft" ist nicht „Backup funktioniert"

Der grüne Haken sagt weniger, als Sie denken

Eine erfolgreiche Sicherung bedeutet: Die Software hat Daten gelesen und irgendwohin geschrieben. Sie bedeutet nicht, dass diese Daten vollständig sind, dass sie sich zurückspielen lassen, dass das Ziel im Ernstfall noch existiert oder dass jemand weiß, wie die Wiederherstellung geht.

Die unangenehmen Überraschungen sind in der Praxis fast immer dieselben: Eine Datenbank wurde im laufenden Betrieb kopiert und ist danach nicht konsistent. Ein neuer Server wurde vor acht Monaten dazugestellt und nie in den Sicherungsplan aufgenommen. Die Sicherung läuft auf eine Festplatte, die seit Monaten Fehler meldet, die aber niemand liest. Oder das Zurückspielen funktioniert. Es dauert nur vier Tage.

Die zwei Zahlen, die Sie kennen müssen

Bevor über Technik geredet wird, brauchen Sie zwei Antworten aus dem Betrieb, nicht aus der IT:

• Wie lange dürfen wir stehen? Ein Tag? Vier Stunden? Diese Zahl bestimmt, ob eine einfache Dateisicherung reicht oder ob Sie eine schnell startbare Kopie des ganzen Systems brauchen.
• Wie viel Arbeit dürfen wir verlieren? Wenn nachts um zwei gesichert wird und mittags fällt der Server aus, sind zehn Stunden Arbeit weg. Ist das tragbar? Bei der Buchhaltung vielleicht, bei einer laufenden Fertigung selten.

Erst aus diesen beiden Zahlen ergibt sich ein sinnvolles Backup-Konzept. Umgekehrt wird es teuer: Wer alles maximal absichert, zahlt für Sicherheit, die niemand braucht, und übersieht dabei gern das System, auf das es wirklich ankommt.

3-2-1, und für Ransomware eine Stufe mehr

Die bewährte Faustregel lautet: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei unterschiedlichen Medien, davon eine außer Haus. Seit Verschlüsselungstrojaner zum Alltag gehören, kommt ein wichtiger Zusatz dazu: Mindestens eine Kopie muss nicht veränderbar oder physisch getrennt sein.

Der Grund ist unangenehm einfach. Moderne Angriffe suchen gezielt nach Sicherungen und löschen oder verschlüsseln sie, bevor sie den Rest verschlüsseln. Ein Backup, das der Server mit denselben Zugangsdaten erreicht, mit denen der Angreifer arbeitet, ist kein Backup. Es ist eine weitere Datei, die mitverschlüsselt wird. Getrennte Zugangsdaten für die Sicherungsumgebung sind deshalb kein Formalismus, sondern der Kern der Sache.

Microsoft 365 ist nicht mitgesichert

Ein hartnäckiger Irrtum: „Die Daten liegen in der Cloud, Microsoft sichert das." Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar bleibt. Für Ihre Inhalte sind Sie zuständig. Gelöschte Postfächer, Teams-Dateien und SharePoint-Inhalte sind nach Ablauf der Papierkorbfristen weg. Diese Fristen sind kürzer, als die meisten annehmen. Wer nach einem halben Jahr feststellt, dass ein ausgeschiedener Mitarbeiter Projektdaten mitgelöscht hat, steht ohne eigene Sicherung mit leeren Händen da.

Der Restore-Test: einmal im Jahr, ernsthaft

Ein Restore-Test ist keine Übung für die IT-Abteilung, sondern eine Antwort für die Geschäftsführung. Er beantwortet vier Fragen:

1. Geht es überhaupt? Lässt sich das wichtigste System aus der Sicherung wiederherstellen und startet es sauber?
2. Wie lange dauert es? Gemessen, nicht geschätzt, vom Startschuss bis zum arbeitsfähigen Zustand.
3. Sind die Daten vollständig? Fachlich geprüft von jemandem, der die Inhalte kennt, nicht nur „Dateien vorhanden".
4. Kommt jemand ohne uns zurecht? Existiert eine Anleitung, die auch dann funktioniert, wenn die Person mit dem Wissen im Urlaub ist? Und liegt sie nicht ausschließlich auf dem ausgefallenen Server?

Der Test gehört protokolliert: Datum, wiederhergestelltes System, gemessene Dauer, Auffälligkeiten. Dieses Protokoll ist im Schadensfall auch gegenüber Versicherung und Datenschutzbehörde etwas wert.

Ihre Checkliste

1. Liste aller Systeme und Datenbestände, dazu ein Abgleich, was davon tatsächlich gesichert wird.
2. Zulässige Ausfallzeit und zulässigen Datenverlust je System schriftlich festhalten.
3. Mindestens eine Kopie außer Haus, mindestens eine nicht veränderbar oder getrennt.
4. Eigene Zugangsdaten für die Sicherungsumgebung, getrennt vom Tagesbetrieb.
5. Microsoft 365 gesondert sichern, falls dort Geschäftsdaten liegen.
6. Fehlermeldungen der Sicherung an eine Adresse, die täglich jemand liest.
7. Einmal jährlich eine echte Wiederherstellung durchführen, Dauer messen, Ergebnis protokollieren.
8. Wiederherstellungsanleitung ausgedruckt oder außerhalb der Umgebung ablegen.

Kurz gesagt: Ein Backup ist eine Versicherung, deren Police niemand gelesen hat. Der Restore-Test ist das Lesen der Police, einmal im Jahr, bevor der Schaden eintritt.